Hola chic@s, hoy aprendemos cómo configurar la respuestas automáticas en Outlook, a través Web y la aplicación de escritorio de Windows y MAC.
Una respuesta automática «fuera de la oficina» o en inglés Out Of Office (OOF), es un mensaje que se envía de forma autónoma desde el usuario con el OOF activado (Rodolfo) al remitente (Jhosseline).
Esto se configura cuando el usuario no va a estar disponible por vacaciones, viaje de negocio reuniones, etc.
Esto es compatible para usuarios de Outlook «gratuito» y Outlook de Microsoft 365.
Las respuestas automáticas se pueden configurar de la siguiente manera:
- Mediante la aplicación de Outlook de escritorio para Windows, MAC y dispositivos móviles.
- Mediante Outlook en la Web.
- Al ejecutar un comando de PowerShell ( Set-MailboxAutoReplyConfiguration )
Los administradores, pueden configurar respuestas OOF desde el Portal de administración de Microsoft 365 en nombre de los usuarios.
¡IMPORTANTE! Cuando OOF esta activado, solo se envía una respuesta a cada remitente, incluso si recibe varios mensajes de la misma persona.
Un ejemplo siguiente la imagen de arriba. La primera vez que Jhosseline envía un correo a Rodolfo, este le contestará con un mensaje automático pero si ella le vuelve a enviar un segundo correo, ya no recibirá un segundo correo automático.
Tabla de contenidos
Configurar respuesta automática en Outlook
Después de tanta teoría, vamos a explicar varias formas de cómo configurar las respuestas automáticas en Outlook Web y desde las aplicaciones de Outlook para Windows y Mac, iPhone o iPad.
Configurar respuesta automática en Outlook Web
Para activar la respuesta automática en Outlook Web, iniciamos sesión en https://outlook.office.com/ y clicamos en el engranaje > Ver toda la configuración de Outlook
En esta pantalla, clicamos en Correo > Respuestas automáticas > (Activar) Las respuestas automáticas están activadas
Si solo marcamos este pestaña, OOF estará activa hasta que no lo demarquemos manualmente, en cambio si activamos «Enviar respuesas solo durante este periodo» Una vez pasada la fecha de finalización, se desactivará automáticamente.
También podemos agregar dos respuestas una los compañeros de la organización y otros para usuarios externos.
Configurar respuesta automática en Outlook de MAC
Ahora pasamos a MAC, dentro de la aplicación. Clicamos en Herramientas > Respuestas automáticas
Aquí lo configuramos según nuestras necesidades y aceptamos.
Si tenemos el Outlook abierto, nos avisará que las respuestas automáticas están activadas.
Configurar respuesta automática en Outlook de Windows
La respuesta automática en Outlook de Windows tiene alguna característica adicional como las reglas. Para configurarlo, dentro de Outlook, clicamos en Archivo
Ahora clicamos en respuestas automáticas (Fuera de la oficina)
Se abrirá una ventana en la que podemos configurar todo lo relacionado, como el mensaje, intervalo de tiempo, etc.
Abajo del todo tenemos esa funcionalidad añadida (Reglas)
Básicamente son reglas que si cumple una condición se aplica una acción.
Configurar respuesta automática en Outlook de iPhone iPad
Para configurar las respuestas automáticas en el Outlook del iPhone o iPad me he tomado la molestia te grabar un vídeo.
Eso es todo! Espero que les sirva el post
Enlaces útiles
Mira estos enlaces si tienes problemas con el funcionamiento de OOF de Outlook.