Convertir un buzón de usuario en un buzón compartido en Microsoft 365

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Hola chic@s, hoy vamos a tocar algo de Microsoft 365. En ocasiones un emplead@ puede:

  • Dejar la empresa
  • Pedir excedencia
  • Estar por baja por maternidad/paternidad.

¿Qué podemos hacer en estos casos?, ¿Eliminar su correo y crear otro para el nuevo empleado?. Nooooo!!

En estos casos, lo más sencillo y económico para la empresa es convertir el buzón del usuario que dejará de trabajar a un buzón compartido.

Una vez convertido a buzón compartido, removemos la licencia y así tenemos una libre para un posible nuevo empleado.

Tienes que tener claro que cuando se hace una conversión de buzón normal a compartido, no se pierde ningún correo ni el calendario, todo queda intacto.

¿Qué es un buzón compartido / Shared mailbox?

Una explicación resumida… un buzón compartido es una cuenta de correo que esta conectada con otro/otros usuario/s en el que estos pueden enviar correos usando dicha dirección, además de esto el buzón compartido también tiene un calendario propio.

Un ejemplo, una empresa de reparacion de ordenadores tiene dos departamentos (Apple y Windows), cada departamento tiene un buzón compartido. (apple@labsmac.es y windows@labsmac.es).

Los técnicos Rodolfo y Antonio tienen acceso al buzón compartido de apple@labsmac.es por lo que pueden enviar y recibir correos desde dicho buzón. Además tienen un calendario conjunto para gestionar las reparaciones del departamento.

Convertir buzón de usuario a buzón compartido

Un buzón normal se puede convertir a buzón compartido desde:

  • Centro de Administración de Microsoft 365
  • Centro de administración de Exchange

En este tutorial seguiremos el primer apartado, prepararé un segundo post de cómo hacerlo desde Exchange.

Desde el Centro de administración de Microsoft 365

En el Centro de administración de M365, vamos a Usuarios > Usuarios activos, clicamos en el usuario sobre el que vamos a realizar el cambio. Se nos deplegará una barra de menús a la derecha, clicamos en el apartado Correo y finalmente en Convertir en buzón compartido.

Para completar la conversión, clicamos en Convertir

Aquí nos indica que el buzón se ha convertido correctamente. Nos indica que es posible que tengamos que esperar unos minutos hasta que podamos agregar a los miembros que podrán acceder a dicho buzón compartido.

¿Donde aparecen los buzones compartidos? Agregar miembros al buzón compartido

Puede administrar/gestionar los buzones compartidos, podemos hacerlo desde:

  • Centro de Administración de Microsoft 365
  • Centro de administración de Exchange

Desde el Centro de administración de Microsoft 365

Vamos a Teams y Grupos > Buzones compartidos, ahora seleccionamos el buzón compartido que deseamos configurar. En este caso selecciono el buzón compartido Jhosseline Puente.

Se nos va a desplegar una ventana por la derecha, podemos observar distintas configuraciones como:

  • Elementos enviados, aquí podemos configurar si queremos que se guarde copias en el buzón compartido…
  • Miembros, aquí agregamos los miembros que tienen acceso a este buzón, es decir, quién puede usar el buzón compartido.
  • Administrar permisos de buzón de correo, aquí se configuran permisos varios del buzón, como enviar como, en nombre de, etc

Aquí un ejemplo de que el usuario ashtreelane@labsmac.es tiene acceso a dicho buzón compartido.

Enviar correos desde el buzón compartido

Una vez hecho esto el usuario ashtreelane podrá enviar correos usando el buzón compartido, te dejo un enlace de cómo hacer esto desde Outlook Web pero que sepas que también se puede configurar desde Outlook Mac, Windows, etc.

Abrir un buzón compartido en Outlook Web

Información adicional

Eso es todo! espero que te haya gustado el post, nos vemos en la próxima!!! 😀

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